Permettre une gestion plus qualitative des ressources humaines

 Aujourd’hui la fonction RH doit répondre à la demande croissante de reportings et aux exigences du droit du travail.

Le rôle des professionnels est de plus en plus administratif, ce qui laisse moins de temps pour échanger, réfléchir, mener des projets, intervenir auprès des agents qui sont demandeurs d’informations sur leur situation administrative, leurs possibilités d’évolution, etc…

Petit à petit l’administratif remplace la notion de service, alors que les deux doivent être complémentaires.

Il est nécessaire de gagner du temps en quantitatif pour gagner en qualitatif, pour cela on peut notamment supprimer certaines procédures, étapes obsolètes, chronophages et parfois inutiles.

 Le but est  d’être plus présent,  de gérer de façon plus qualitative la gestion de l’emploi et des compétences ainsi que  la gestion administrative.

Il faut cependant être prudent car certaines habitudes de travail sont bien intégrées, et beaucoup de salariés semblent être rassurés par les procédures. Cela est dû à un travail de plus en plus normé qui laisse de moins en moins de place aux erreurs et de liberté aux salariés.

Ce que j’observe dans mon entreprise, et qui existe dans nombre d’autres :

Chacun au cours de l’apprentissage et de la réalisation de ses missions rencontre des difficultés et met en place ses propres procédures pour répondre à un obstacle, dans un souci de gain de temps mais aussi pour se rassurer.

Au fur et à mesure les salariés forment leurs nouveaux collègues en transmettant leurs savoirs mais aussi les méthodes qui les ont aidés. Ces agents vont à leur tour créer de nouvelles procédures qui viennent se rajouter aux anciennes.

Il faut aussi prendre en compte le fait que le pôle RH est en relation avec différents services et interlocuteurs, ce qui nécessite des échanges et une communication compréhensible par tous.

Dans un but d’homogénéisation de la gestion des ressources humaines, la direction nationale a mis en place des procédures imposées afin que la gestion soit strictement la même pour tous les agents du territoire.

Or on remarque que les attentes et les besoins sont différents selon le lieu de travail, de plus ces procédures se cumulent avec celles qui existent déjà et sont parfois contradictoires.

Il faut trouver un moyen de gagner du temps sur les tâches administratives  mais il faut faire attention à ne pas  juste créer de nouvelles procédures pour supprimer les anciennes. Il doit s’agir d’une réorganisation sur le fond accompagnée d’une réelle volonté de faire confiance aux salariés.

Il faut aussi veiller à faire participer tous les acteurs pour que les changements ne soient pas soudains et imposés. Pour qu’une modification des méthodes de travail soit utile et efficace les agents doivent y trouver un intérêt.

Construisons ensemble pas à pas :

En prévision de mouvements dans le service, l’équipe ressources humaines a fait le choix d’une gestion collective afin de permettre aux agents d’être polyvalents et ne pas perdre en connaissances lorsqu’un agent quitte l’entreprise.

Cette réorganisation nécessite de travailler ensemble et d’une manière cohérente, nous avons fait le choix de limiter les procédures propres à chaque agent, d’avoir une base de travail commune laissant une marge de manœuvre aux agents.

Etapes de mise en place 

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Dans le cadre de cette mise en place du travail  collectif, nous avons également choisi de réaménager le bureau, rapprocher les agents et leur permettre de gérer ensemble certains dossiers.

Avançons avec prudence :

Il y a une histoire dans l’équipe, des habitudes liées à l’évolution du service et les changements d’acteurs.

Tous ne réagissent pas de la même façon au changement, certains sont demandeurs, d’autres réfractaires.

Il est important de ne pas imposer, il faut faire en sorte que les méthodes de travail soient élaborées par l’équipe dans son ensemble. Ainsi tous seront impliqués dans le processus de changement et auront le sentiment que leurs besoins ont été pris en compte.

Le changement est plus facilement mis en place s’il est voulu et défini par les principaux acteurs.

De plus le service connaît une période de grands changements, notamment avec l’arrivée d’une nouveau SIRH. Il faut donc être vigilant quant au calendrier et à ne pas multiplier les changements à la même période. L’enjeu est de limiter les modifications des méthodes de travail pour ne pas multiplier les facteurs déstabilisants pour les salariés.

Les principales difficultés d’une telle réorganisation sont le temps et les personnalités. Il est nécessaire que le changement s’effectue sur le long terme avec l’implication de tous les acteurs, cependant les aléas du travail quotidien peuvent perturber l’organisation prévue, il faut pouvoir s’adapter rapidement, être réactif sans perdre de vue l’objectif définit.

Lors des séances de travail en groupe et du changement, les personnalités s’expriment, la gestion de l’aspect émotionnel est primordiale, il faut écouter et prendre en compte l’avis de chacun, c’est pourquoi la personne chargée du projet doit être relativement neutre.

Pour une gestion des ressources humaines plus qualitative, il faut oser le changement !

  • Etre capable de remettre en question le reporting et la multiplication des procédures
  • Faire confiance aux salariés
  • Remettre la notion de service et les relations humaines au cœur de notre métier

Pour aller plus loin :

 Un article du monde écrit par le sociologue François Dupuy

http://www.lemonde.fr/economie/article/2012/11/12/8-10-retablir-la-confiance-et-l-engagement_1789145_3234.html