SIRH: Les étapes clés facteurs de réussite du projet

Vous souhaitez approfondir vos connaissances en Système d’Information des Ressources Humaines ? Vous désirez avoir des conseils et connaître les grandes étapes de sa mise en œuvre au sein d’une entreprise ? L’article qui suit vous permettra de répondre à ces questions, et vous dévoilera les grandes étapes mise en place au sein d’un grand Groupe Français, leader mondial dans la mobilité de personnes, de transport et de logistique de marchandises : Le Groupe SNCF.

Etudiante dans le domaine des Ressources Humaines, j’ai intégré le Groupe SNCF au sein de l’Agence Paie et Famille de Nantes en contrat de professionnalisation. Le projet professionnel qui m’a été confié m’a amené à m’intéresser au processus de mise en place du SIRH au sein de leur structure.

Un projet de grande ampleur pour une grande entreprise !

Système d’Information des Ressources Humaines : Définition

Qu’est-ce qu’un SIRH ? A qui s’adresse-t-il ? Quelles sont ses fonctionnalités, ses outils ou encore quelles sont les précautions à prendre ?

Je vous propose de visionner la vidéo suivante pour en connaître les réponses : (vidéo réalisée par HR-Path, spécialiste du conseil en SIRH et en partenariat avec TV des Entrepreneurs ).

 « La mise en place d’un SIRH »

Pour consulter la vidéo directement sur le site, cliquez ici => “La mise en place d’un SIRH 

Mise en oeuvre d’un SIRH : Les grandes étapes clés facteurs de réussite du projet

Il est indispensable, pour toutes entreprises qui souhaitent mettre en place un SIRH et assurer sa réussite, de suivre les 5 étapes suivantes et ce, de façon chronologique :

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Etape 1 : Les raisons du choix IMAGE3
Avant tout approfondissement du projet, il est impératif de se poser un certain nombre de questions importantes comme : Pourquoi changer ? Quelles sont les raisons, les motivations de l’entreprise à vouloir mettre en place un SIRH (nécessité ? opportunité ? optimiser le service ? …).

Etape 2 : La démarche de choix IMAGE4
Cette étape est une phase déterminante dans la réussite du projet. Après être convaincu qu’il faut changer, il s’agit ici de faire un état des lieux, comme, les raisons du changement, les outils à utiliser, les études à mener pour « aider au choix » (identification des besoins, rédaction du cahier des charges,..), ainsi que la méthodologie et les démarches à respecter afin de « bien » choisir le SIRH, celui qui sera le plus adapté à l’entreprise.

Etape 3 : Le choix de la solution IMAGE5
Après avoir analysé les données de l’étape « démarche de choix », puis avoir consulté les différents éditeurs, il faut choisir l’outil, celui qui sera le plus adapté à l’entreprise et qui saura répondre à ses attentes et ses besoins.

Etape 4 : La mise en œuvre de la solution  IMAGE6
En amont de la mise en place effective du système, différents stades sont à opérer dans la mise en œuvre de la solution. En effet, après la phase de « choix de la solution », (choix du progiciel), de grandes étapes sont à mener, de l’implémentation jusqu’à l’intégration de l’outil, phases facteurs clés de succès du projet.

  •  Implémentation & Développement
    L’équipe projet (consultants métier, intégrateurs, chefs de projet, informaticiens, ingénieurs) travaillent sur la conception détaillée, la réalisation ou encore l’interface du système.
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  • Déploiement
    En parallèle des étapes précédentes, l’outil devient opérationnel et la phase de « déploiement » peut avoir lieu. Cette phase consiste à adapter l’outil en fonction des exigences spécifiques, intégrer la reprise de données et appliquer les mesures correctives relevées en amont. Elle reste la plus complexe puisqu’elle doit prendre en compte les besoins spécifiques de l’entreprise et les paramétrer (obligations légales, règles interne,..). Cette phase peut aussi être interprétée comme « amélioration de la solution ».
  • Communication
    Dans le pilotage de la mise en œuvre d’un projet d’une ampleur comme celui-ci, la « communication » fait partie des facteurs clés de succès. Elle est un « paramètre fondamental ». Elle permet de mobiliser l’ensemble des acteurs du groupe, de les impliquer, de leur permettre de comprendre et d’accepter les changements à venir. Elle doit être « claire et précise ».
  • Accompagnement au changement
    L’outil ne prend pas fin à sa mise en place, il est nécessaire d’assurer un « accompagnement au changement » (ou conduite du changement) auprès des acteurs concernés et ce tout au long de la mise en place. Cette phase permettra de « faciliter l’acceptation du changement et réduire les facteurs de rejets ». Ces démarches aideront à une mise en place dans des conditions optimales.
  • Mise en production de la solution
    Après avoir validé toutes les étapes décrites en amont, la « mise en production » de la solution peut avoir lieu. Il s’agit de l’installation du progiciel dans l’environnement de travail.

Etape 5 : La phase post-projet  IMAGE7
Elle consiste à assurer :

  • La maintenance (corrective, évolutive,…). Il existe différents niveaux de maintenance (inférieure à ½ journée, inférieure à 2 jours, 5 jours,…)
  • Les évolutions (technologique, métier, réglementaire)

La mise en oeuvre au sein d’un grand groupe :  La SNCF

La SNCF a validé le projet d’intégration d’un nouveau Système d’Information des Ressources Humaines au sein de l’entreprise. Le dernier volet concernait le changement de progiciel de paie au sein des Agences.

Voici, pour exemple, les principales phases mises en place dans la « mise en œuvre de la solution » :

  • Implémentation et développement

> Groupes miroirs : Ce sont des réunions d’informations. Il s’agit de groupe de réflexion ou les intervenants échangent, étudient et évaluent en interne le projet, pour ouvrir de nombreuses pistes de réflexion.
> Groupes recettes : Cette phase est le moment « critique » dans le changement d’un progiciel. Elles consistent à « tester » le progiciel.
> Marches à blanc : Aussi appelées « comparaison des paies », les marches à blanc consistent à comparer les données obtenues du nouvel outil avec celles issues de l’ancien.

  •  Déploiement

> Chantiers reprises de données ou « mise en qualité des données » : Il s’agit de travailler sur la reprise de toutes les données de l’ancien progiciel vers le nouveau.
> Pré-plénières : Ce sont des réunions de lancement. Destinées aux futurs utilisateurs, elles ont pour but de rappeler le contexte du projet, les enjeux, le déroulement et répondre à leurs premières interrogations entre autre.

  •  Communication

> Quizz HRA : Transmis à l’attention des futurs utilisateurs, ils permettent de revenir et d’approfondir les points déjà abordés, les connaissances assimilées et de maintenir le « contact » avec l’outil.
> Lettre d’information : Lettre sur les évolutions du projet afin d’informer mensuellement les utilisateurs.
> Calendrier 2015 : Un outil pratique pour les utilisateurs ! Il s’agit d’un calendrier civil sous forme d’un chevalet agrémenté de dessins humoristiques liés au changement de l’outil.
> Campagnes d’affichage : Des affiches ont été distribuées pour affichage dans les Etablissements et les Agences.

  •  Accompagnement au changement

> Formations plénières : Elles permettent aux futurs utilisateurs de faire le point sur les processus courants de gestion de l’outil.
> Ateliers outil : Les ateliers permettent d’échanger et d’approfondir sur les processus courants. Ils permettent aussi de communiquer sur les nouveaux gestes métiers.
> Formations outil : Le but est d’appliquer des exercices pratiques adaptés aux tâches quotidiennes des utilisateurs sur une version d’essai du nouvel outil.
> Marche en double ou « Paie en double » : Cette étape a pour effet de sécuriser le projet en effectuant la paie « en double », à la fois sur le logiciel habituel et sur la base test du futur progiciel dans le but de comparer l’ensemble des bulletins de paie de manière détaillée, d’identifier et d’expliquer les écarts constatés afin de prendre les mesures correctives nécessaires avant la mise en place.
> Bac à sable : Les bacs à sable sont des cessions « d’entrainements » sur l’outil.
> Formations complémentaires : Le but est de présenter aux utilisateurs les éléments qui n’ont pas pu être abordé lors des formations plénières.
> Supports : Des supports comme des manuels utilisateurs, des procédures, des guides, des fiches récapitulatives, des fiches pratiques, etc… sont réalisés pour accompagner les futurs utilisateurs dans leurs tâches quotidiennes.
> Accompagnement : Tout au long du projet ainsi qu’après le déploiement, des référents et coordinateurs sont présents afin d’assurer un relais auprès des utilisateurs finaux.

  •  Mise en production de la solution

> Gel des applications : Une période de « gel des applications » a lieu. Durant cette période, plus aucune saisie n’est possible. Seule une consultation de l’outil est autorisée avant sa fermeture définitive.
> Réception du logiciel : Phase des tests finaux.
> Chantier bascule : Il représente le moment ou l’application est mise en production (ouverture de l’application).

Il est important de noter que cette étape de mise en œuvre a durée 2 ans au sein de la SNCF (de l’implémentation à la mise en production). Changer de SIRH est un projet de très grande ampleur qui nécessite la mobilisation et l’implication d’un grand nombre de personnes. Ce projet doit être murement réfléchi avant de l’envisager.

Cet article permet de donner de nombreuses idées pour réussir la mise en place d’un SIRH, mais il n’y a pas de méthode idéale. Les motivations sont toutes différentes d’une entreprise à une autre. Chaque cas est particulier et l’exemple du « voisin » n’est pas nécessairement la bonne solution pour soi. Il appartient à chaque entreprise de les adapter en fonction de sa taille ou encore de son activité.

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